Non è semplice fare chiarezza nella terminologia adottata (alcune delle "parole chiave" più diffuse sono ricordate in (figura 1) nè cercare di inquadrare gli oltre duecento sistemi disponibili sul mercato in modo da poterne valutare la maggiore o minore adeguatezza a soddisfare i requisiti di automazione dei diversi processi di business. In figura 2 viene presentata una proposta di posizionamento che individua alcune categorie di prodotti in base alla potenziale diffusione in azienda ("livello di utilizzo") ed al livello di complessità e di strutturazione dei processi che devono essere gestiti.

Indicheremo quindi nel seguito come sistemi di "groupware" o di "Office Workflow" quei prodotti che consentono la condivisione delle informazioni e lo scambio dei documenti (con eventuali commenti ed annotazioni) tra i partecipanti ad un gruppo di lavoro: si tratta di sistemi di semplice utilizzo che possono quindi essere impiegati da una larga fascia di utenti.

I sistemi di Document Image Processing (DIP) si pongono invece l'obiettivo di sostituire (almeno in parte) la documentazione che circola in azienda in formato cartaceo con equivalenti documenti elettronici; prevedono quindi l'acquisizione tramite scanner e la successiva distribuzione, visualizzazione e modifica dei documenti in formato elettronico ("raster"). I sistemi di Document Image Processing hanno un bacino di utenza più limitato (i precedenti utilizzatori dei documenti cartacei) ed introducono funzionalità di protocollatura, classificazione, archiviazione e gestione delle protezioni di accesso sui documenti.

I prodotti di Enterprise Document Management consentono di trattare documenti di tipo eterogeneo sia in formato raster che in formato nativo, vale a dire tramite il programma con cui il documento è stato redatto (Word, Excel, Lotus, Interleaf, Autocad, ecc.). Sono quindi diffusi a livello aziendale e consentono di gestire il ciclo di vita del documento (approvazioni, processo di modifica, gestione di versioni e revisioni).

I sistemi per il Business Workflow consentono di automatizzare processi complessi in quanto sono in grado di gestire attività alternative, parallele, iterative, di richiamare subworkflow, di definire meccanismi di delega, ecc. Sono integrati con strumenti per la modellizzazione del processo, per il suo monitoraggio e per la simulazione di processi alternativi.

I software di Product Data Management sono sistemi di workflow specializzati nella gestione di una particolare tipologia di processo, lo sviluppo di un prodotto manifatturiero, per cui sono quindi anche indicati come sistemi per l' Engineering Workflow. Prevedono la possibilità di gestire le correlazioni tra la documentazione e le componenti fisiche del prodotto ("part number"), di gestire il processo di modifica (sia delle componenti che della documentazione correlata), di gestire la struttura del prodotto (distinta base) e di controllarne la configurazione (Configuration Management).

Il mercato

Il mercato dei sistemi di Business Process Automation ha ormai raggiunto volumi significativi, anche se non è facilmente quantificabile: alla opinabilità propria di tutte le analisi di mercato si somma la diversa definizione di sistema di workflow adottata da ciascun analista. La Ovum prevede un incremento dai 23.000 utenti nel 1991 ad oltre 600.000 nel 1996 (l' 1,2% dei possessori di un Personal Computer) e tassi di crescita considerevoli (superiori al 35% annuo per i fornitori leader di mercato).

I dati che verrano presentati nel presente articolo rappresentano la sintesi delle ricerche condotte da alcune delle più autorevoli società di analisi del settore (Cimdata, Delphi Consuting Group, Gartner Group, IDC, Ovum) e si basano sulle seguenti assunzioni:

i dati fanno riferimento agli investimenti in prodotti e servizi di consulenza; non sono stati considerati gli investimenti in hardware e software di base e di rete richiesti per la realizzazione del sistema finale (sono di poco inferiori rispetto a quelli relativi a consulenza e prodotti); sono indicati con il termine generico di workflow sia i sistemi di groupware o "Office Workflow" che i sistemi di "Business Workflow"; non sono stati considerati i sistemi di Document Image Processing e di Document Management che alcuni analisti classificano insieme con i sistemi di workflow; le dimensioni di tale mercato sono leggermente superiori a quelle del mercato del workflow come sopra indicato.

L'andamento del mercato mondiale è riportato nelle figure 3, 4 e 5 (fatturato in milioni di dollari); il "market share" relativo all' Italia è dell'ordine del 3%.

Da una analisi dei grafici emergono alcune considerazioni :

il mercato dell' Engineering Workflow, dopo una fase di sperimentazione e di avviamento (dal 1985 al 1990) si è consolidato e manterrà un trend di crescita costante fino al 2000 per poi stabilizzarsi (fase di maturità); il mercato dell' Office e del Business Workflow ha un andamento meno stabile e volumi più ridotti (ricordiamo che i dati presentati non includono i sistemi di Document Image Processing e di Document Management). Secondo un'analisi del Gartner Group il mercato è stato finora condizionato dalla limitata diffusione degli ambienti hardware e software tipicamente utilizzati dai prodotti di workflow (architetture Client Server, sistemi di posta elettronica, sistemi di archiviazione ottica) e dal ritardo nell'affermazione degli standard. Una volta consolidate in azienda tali tecnologie di base è da prevedere una significativa crescita del mercato; tale previsione è confortata dai risultati di un'altro studio, sempre di Gartner Group, secondo il quale oltre il 40% dei responsabili di Sistemi Informativi intervistati prevede di effettuare investimenti in applicazioni di workflow nel corso del 1996. il mercato del workflow è principalmente americano; tale fenomeno si farà ancora più accentuato nel prossimo futuro (presumibilmente perchè le tecnologie di base che sono il presupposto per l'adozione di sistemi di workflow si stanno diffondendo più rapidamente negli U.S.A. rispetto all' Europa); nel corso del 1995 l' Europa diventerà il maggiore mercato mondiale per l'Engineering Workflow, dove peraltro si registra una presenza significativa dell' Estremo Oriente (principalmente le aziende manifatturiere giapponesi e coreane).

I fattori trainanti per la diffusione dei sistemi di Business ed Office Workflow sono rappresentati dalle iniziative di Business Process Reengineering e dalle esigenze di gestione e distribuzione della documentazione; le motivazioni principali per l'introduzione di un sistema di Engineering Workflow sono invece rappresentate dai progetti di "Time to Market" e dalle iniziative legate alla qualità ed alla certificazione.

Classificazione dei sistemi di workflow

Sono state proposti molti criteri di classificazione per i sistemi di workflow : in base alla loro origine (trattamento di immagini, gestione della documentazione, office automation, gestione dei disegni in Progettazione ecc.), alle funzionalità offerte, alle principali tecnologie (DBMS, sistemi di posta elettronica, ecc.), al modello teorico adottato (conversazionale, rete di Petri), all'architettura (sistema chiuso, personalizzabile, "embedded" in altre applicazioni), agli oggetti trattati (documenti, attività, utenti, ecc.). Nel seguito verrà proposta una classificazione per funzionalità, che mi pare la più imediata per verificare la rispondenza di un prodotto di mercato alla tipologia di processo che si intende automatizzare.

Distingueremo quindi (figure 6 - 11):
sistemi di Business Workflow transazionali e mirati; sistemi di Office Workflow "ad hoc" e "form based"; sistemi "knowledge based"; sistemi per l'Engineering Workflow Management.

Per ciascuna categoria viene proposta una rassegna, sicuramente non esaustiva, dei prodotti commerciali disponibili (figure 12 - 16). Come in ogni esercizio di classificazione vi sono ampi margini di discrezionalità e utenti e fornitori dei sistemi menzionati potranno non concordare con quanto proposto; molti prodotti inoltre, pur non essendo in grado di coprire tutte le aree funzionali, possono soddisfare i requisiti propri di più aree.

Tendenze ed evoluzioni del mercato

Come si è visto il mercato dei sistemi di workflow è in rapida espansione ed i fornitori fanno a gara per estendere le funzionalità e l'ambito di applicazione dei rispettivi prodotti. Esaminiamo quindi i "trend" tecnologici più significativi nel breve termine:

Object - Oriented Risulta particolarmente adatto per la definizione e la modellizzazione dei processi e facilita l'integrazione delle applicazioni di workflow con i sistemi informativi già esistenti in azienda ("legacy applications"). Molti prodotti adottano un "approccio" object oriented basandosi su una piattaforma di sviluppo di tipo tradizionale (ad esempio linguaggio C e DBMS Oracle); altri utilizzano direttamente linguaggi e DBMS object oriented (C++ ed Objectivity).

Integrazione con Internet Sono stati annunciati sistemi in grado di gestire processi che prevedono attività di competenza di aziende diverse per cui lo scambio dei documenti ed il monitoraggio delle attività avviene tramite Internet (Floware Internet Option). Nasce quindi il concetto di "extended workflow", una evoluzione degli attuali sistemi di EDI (Electronic Data Interchange) il cui potenziale campo di applicazione è molto vasto: si pensi in ambiente manifatturiero alla stretta integrazione tra una azienda ed i suoi fornitori nei progetti di "comakership" ed alle iniziative di Concurrent Engineering oppure alle applicazioni nei settori dell'on-line banking, dei servizi finanziari o dell' order entry nel caso delle aziende di servizi. Una grave limitazione alla diffusione dell' "extended workflow" è rappresentata dalla gestione della sicurezza: fintantochè non saranno disponibili adeguati meccanismi di protezione (firewall &c) è improbabile che le aziende rendano accessibili a clienti e fornitori tramite Internet informazioni vitali.

Messaggi vocali I sistemi di posta elettronica permetteranno di scambiare messaggi non solo in forma testuale ma anche in forma vocale, consentendo un notevole risparmio di tempo nello scambio delle informazioni.

Sistemi di workflow "embedded" Molti fornitori di soluzioni applicative renderanno disponibili funzionalità di workflow nei loro prodotti sviluppando moduli proprietari (è il caso di SAP Business Workflow) oppure integrando soluzioni di terze parti (è il caso della Formtek che ha integrato InConcert della Xerox e Metaphase 2 nel suo ambiente di supporto allo sviluppo del prodotto).

Integrazione di funzionalità di riconoscimento dei caratteri Le funzionalità di OCR o ICR consentiranno di rendere immediatamente disponibili (ed editabili) in formato elettronico i documenti cartacei acquisiti tramite scanner, velocizzando ulteriormente il processo di distribuzione e revisione.

Nel medio e lungo termine si possono inoltre ipotizzare le seguenti evoluzioni : una sempre più stretta integrazione tra i sistemi di Office e Business Workflow (già oggi tutti i principali fornitori rendono disponibile o hanno annunciato un'integrazione con Lotus Notes); la commercializzazione di applicazioni pronte per l'uso ("ready to ware") per automatizzare i processi più semplici (ad esempio la gestione dei contatti commerciali, le note spese, la gestione della corrispondenza, l'acquisto di prodotti per mezzo di cataloghi "on line", ecc.); la progressiva "scomparsa" del mercato dei package di workflow. Analogamente a quanto sta avvenendo per altre tecnologie quali l'imaging e la posta elettronica, le funzioni principali dei sistemi di workflow diventeranno parte integrante della piattaforma di servizi resi disponibili dal sistema operativo ("middleware"). Nascerà così un Business Operating System che consentirà di definire regole, ruoli, istruzioni di routing estendendo l'applicazione delle tecniche di workflow a tutti i processi aziendali. A tale proposito è già operativo un accordo tra Microsoft e Wang in base al quale le prossime release di Windows 95 e di NT renderanno disponibili alcune funzioni per l' imaging ed e la gestione dei processi del prodotto Open/Workflow.

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